Doorlopend afwisselend gebruik van een bestelauto: hoe je het aannemelijk maakt
Rijden er meerdere mannen in dezelfde bus, dan hoef je geen bijtelling per persoon te rekenen. Je betaalt één vast bedrag per bestelauto per jaar. Maar dan moet je wel kunnen laten zien dat die bus echt afwisselend gebruikt wordt. Dit is wat dat betekent, en wat je ervoor moet bijhouden.
Waar gaat het over?
Een bestelauto van de zaak die ook privé gebruikt kan worden, levert normaal bijtelling op bij de werknemer. Maar bij een bouwbus die de ene dag door Mario en de andere dag door Niels wordt gereden, is niet vast te stellen wie hem privé heeft gehad. Voor die situatie bestaat een aparte regeling: doorlopend afwisselend gebruik.
De werkgever betaalt dan geen bijtelling per werknemer, maar een eindheffing van € 451 per bestelauto per jaar (bedrag 2026; in 2025 was het € 438). Dat is een vast bedrag, ongeacht hoeveel mensen erin rijden en hoeveel privékilometers ze maken. Voor een bus die door drie of vier man gebruikt wordt, scheelt dat al snel duizenden euro's per jaar aan loonheffing.
Wanneer mag je hem toepassen?
De regeling is bedoeld voor bestelauto's die doorlopend afwisselend door twee of meer werknemers gebruikt worden, waardoor het privégebruik moeilijk aan één persoon toe te rekenen is. Twee dingen zijn daarbij belangrijk:
- Doorlopend — het moet de normale gang van zaken zijn, niet één keer per kwartaal een keer wisselen.
- Afwisselend — rijdt er in de praktijk toch telkens dezelfde man in, dan is het gewoon zijn auto en geldt de regeling niet.
Heb je één bus en één vaste chauffeur, dan is dit niet jouw regeling. Heb je drie bussen en zes man die per project wisselen, dan waarschijnlijk wel.
Wat verwacht de Belastingdienst van je administratie?
Hier gaat het in de praktijk mis. Veel ondernemers denken: ik betaal die eindheffing, dus ik ben klaar. Dat is maar de helft. Je moet ook aannemelijk kunnen maken dat er inderdaad doorlopend afwisselend gebruik was. Dat is een lichtere eis dan de sluitende kilometeradministratie die bij "geen privégebruik" hoort — je hoeft geen enkele rit met begin- en eindstand vast te leggen — maar het is niet niks.
Wat daarbij helpt:
- Een dagelijkse aantekening per bestelauto: wie reed erin, of dat er niet gereden is.
- Dat het meelopend is bijgehouden, niet achteraf gereconstrueerd. Een bestand met elke dag een tijdstempel is geloofwaardiger dan een Excel die op 30 december in één keer gevuld is.
- Een schriftelijke afspraak met je personeel over het gebruik van de bestelauto's, zodat duidelijk is wat wel en niet mag.
- Consistentie met de rest: je urenregistratie, je projectplanning en je bestuurderslijst moeten hetzelfde verhaal vertellen.
Je kunt met de Belastingdienst ook vooraf afspraken maken over een vereenvoudigde vastlegging. Vraag je boekhouder of dat in jouw situatie verstandig is.
Wat er misgaat als je het niet kunt aantonen
Verwerpt de inspecteur de regeling, dan valt de bestelauto terug in het normale regime: bijtelling per werknemer, met terugwerkende kracht over de jaren die nog open staan, plus belastingrente en mogelijk een boete. Waar je € 451 per bus per jaar had willen betalen, gaat het dan om een veelvoud daarvan per betrokken werknemer per jaar. Precies daarom is die administratie geen papieren formaliteit maar je verzekering.
Hoe houden bedrijven dit bij?
Met een Excel op kantoor
Werkt op papier prima en kost niets. In de praktijk raakt hij achter: de bazin op kantoor moet het van de mannen horen, iemand is een dag ziek, en na drie drukke weken weet niemand meer wie er woensdag in de Crafter zat. Een administratie met gaten is precies wat je niet wilt laten zien.
Met een kastje in de auto
Een GPS- of OBD-oplossing legt elke rit vast, kost meestal € 5 tot € 7 per voertuig per maand plus hardware, en registreert veel meer dan je voor deze regeling nodig hebt. Voor wie een volledige kilometeradministratie nodig heeft is dat de juiste keuze. Voor doorlopend afwisselend gebruik schiet je ermee met een kanon op een mug — en je personeel vindt het volgen van hun bewegingen zelden prettig.
Met één vraag per dag
De lichtste vorm die het bewijs oplevert: elke dag per bus vastleggen wie erin reed. Geen kilometers, geen locaties, geen kastje. Twee tikken op de telefoon van degene die de bus meeneemt, en aan het eind van het jaar een overzicht dat je aan je boekhouder geeft. Daar is WieReed voor gemaakt.
WieReed: wie reed er vandaag in de bus?
Eén vraag per dag, beantwoord door de man die met de bus wegrijdt. Een maandkalender die laat zien of er gaten zitten, en een jaaroverzicht met de verdeling per bestuurder dat je kunt afdrukken of downloaden. Geen GPS, geen kastje, geen installatie.
Vanaf € 7 per maand voor je hele bedrijf — twee bestelauto's en onbeperkt bestuurders inbegrepen, elke bus daarboven € 2 per maand. Eerste maand gratis, maandelijks opzegbaar.
Begin gratis