Privacyverklaring

Versie 1.0 · 4 september 2026

WieReed is een dienst waarmee bedrijven per dag bijhouden wie er in welke bestelauto heeft gereden. Daarbij worden namen van medewerkers vastgelegd. Dat zijn persoonsgegevens, en daar gaan we zorgvuldig mee om. Deze verklaring legt in gewone taal uit wat we opslaan, waarom, waar het staat en wat je rechten zijn.

1. Wie zijn wij

WieReed is een handelsnaam van:

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor een organisatie van deze omvang niet verplicht. Vragen over privacy kun je gewoon naar bovenstaand mailadres sturen.

2. Wie is waarvoor verantwoordelijk

Dit is belangrijk om te begrijpen, want er zijn twee verschillende situaties:

Gegevens van jouw medewerkers — jij bent verantwoordelijk

Als bedrijf voer jij de namen van je bestuurders in en houd je bij wie er reed. Jij bepaalt waarom je dat doet en wat ermee gebeurt. In de wet heet jij dan de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker: wij bewaren en verwerken die gegevens uitsluitend in jouw opdracht. De afspraken daarover staan in de verwerkersbijlage bij onze algemene voorwaarden.

Dat betekent ook dat jij degene bent die je medewerkers moet vertellen dat je dit bijhoudt en waarom. In de praktijk is dat een kort berichtje of een regel in je personeelshandboek — het is geen ingewikkelde verplichting, maar hij ligt wel bij jou.

Gegevens van jou als klant — wij zijn verantwoordelijk

Voor je eigen accountgegevens, facturen en de mails die wij je sturen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

3. Welke gegevens we verwerken

4. Waarom en op welke grondslag

We gebruiken je gegevens niet voor reclame en verkopen ze aan niemand.

5. Waar de gegevens staan

Alle gegevens staan op servers binnen de Europese Unie, in Frankfurt (Duitsland). Er worden geen gegevens buiten de EU opgeslagen. Onze mailverzending loopt eveneens via een Europese vestiging.

6. Wie we inschakelen

We werken met een klein aantal leveranciers die noodzakelijk zijn om de dienst te laten draaien. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Daarnaast verstrekken we gegevens alleen als we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op vordering van een bevoegde autoriteit.

7. Hoe lang we bewaren

• Zolang je account bestaat bewaren we je registraties. Dat is ook de bedoeling: je moet er meerdere jaren op terug kunnen kijken.
• Nachtelijke kopieën bewaren we 90 dagen, zodat je iets kunt terughalen dat per ongeluk is verwijderd.
• Als je opzegt blijven je gegevens nog 90 dagen staan, zodat je ze alsnog kunt downloaden. Daarna verwijderen we ze.
• Facturen en boekhouding bewaren we zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft.

Je kunt op elk moment vragen om eerdere verwijdering. Zie punt 9.

8. Beveiliging

• Alle verbindingen zijn versleuteld (https).
• Elk bedrijf zit in een eigen afgeschermde omgeving. Dat is niet alleen in de app geregeld maar in de database zelf: ook wie rechtstreeks de server zou aanroepen, krijgt uitsluitend gegevens van het eigen bedrijf te zien. Dit is met inbraakproeven getest.
• Een uitgenodigde bestuurder kan alleen de laatste 31 dagen zien en invullen, en kan niet bij het jaaroverzicht of de instellingen.
• Inloggen gaat via een eenmalige link per mail of via Google. Wachtwoorden zijn optioneel en worden versleuteld opgeslagen; wij kunnen ze niet uitlezen.
• Elke nacht wordt er automatisch een kopie gemaakt, plus dagelijkse back-ups bij onze serverleverancier.

Vermoed je een lek of zie je iets dat niet klopt? Mail dan naar info@wiereed.nl. We reageren zo snel als we kunnen en houden je op de hoogte van wat we ermee doen.

9. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken, en je gegevens in een gangbaar bestand mee te krijgen.

In de praktijk: inzien en meenemen kan zelf, direct in de app — bij Instellingen download je met één knop je hele administratie als bestand. Voor de rest kun je mailen naar info@wiereed.nl. We reageren binnen vier weken.

Ben je een medewerker van een bedrijf dat WieReed gebruikt, en wil je weten wat er over jou is vastgelegd? Richt je dan tot je werkgever. Die bepaalt wat er met die gegevens gebeurt; wij mogen ze niet op eigen houtje wijzigen of verstrekken. Kom je er niet uit, laat het ons dan weten — dan wijzen we je werkgever op zijn plicht.

Ben je het ergens niet mee eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies

Wij plaatsen geen volgcookies en geen analytische cookies. Er staat geen Google Analytics op de site, geen Facebook-pixel en geen andere meetsoftware. Daarom zie je ook geen cookiebanner: die is alleen verplicht voor het soort cookies dat wij niet gebruiken.

Wat de app wél doet, is gegevens opslaan in je eigen browser: je inlogsessie en een kopie van je administratie, zodat je ook zonder bereik kunt invullen. Dat blijft op je eigen apparaat en is technisch noodzakelijk voor het functioneren van de app. Je wist het door in de app uit te loggen of je browsergegevens te wissen.

11. Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan en laten we het je weten per mail. De actuele versie staat altijd op wiereed.nl/privacy.html.